状況を確認しよう
前回の記事で、問合せに回答をしたものの
返事がない場合はリマインダーを送ってみましょう
という話をしました。
今回は実際にどうやってリマインダーを書いたらいいのか
お話しします。リマインダーを送るケースはいろいろありますが、
問合せに回答した後に送るリマインダーを想定してみましょう。
リマインダーテンプレ
Dear John,
I hope you are doing well. ①
Could you tell me the progress on this inquiry? ②
If you have any questions, please feel free to email ③
Thank you for your time.
Best regards,
Masa
① 導入
I hope you are doing well.
本題に入る前の挨拶、ワンクッションの一言です。
② リマインダー
Could you tell me the progress on this inquiry?
この部分が本題です。問合せを回答した
メールの続きで書いているという前提で、
“this inquiry”という書き方をしています。
ここを具体的に
“the inquiry about the Product A”
としてあげるとより具体的になります。
確認の言い方のバリエーションをいくつか
持っておくと、繰り返し催促する時にも使えますね。
言い方はいろいろありますが、参考まで。
How is the progress of this inquiry that I replied to you the other day?
先日返信をしたお問い合わせの進捗状況はいかがですか?
Would it be possible to get an update on this inquiry?
この問い合わせの状況をお伺いできますか?
まずは、自分が使いやすい言い回しを確実に覚えるようにしましょう。
③ 結び
If you have any questions, please feel free to email me.
Thank you for your time.
この部分は催促に限らず、いろいろな場面で
使用できるテンプレですね。
リマインダーを送るタイミング
問合せを受けて翌日に
「検討状況いかがですか?!」
という音速のフォローを入れると
心証は悪いです(笑)
逆の立場で考えれば分かりますよね。
仕事の内容、商品によってもタイミングは
代わってくると思うので、自分で送るタイミングを
決めてルールを作っておくのがオススメです。
・この製品は、メール送信後〇日後。
・最初の問合せは1週間、返事がなかったらリマインドする
などなど
自分だけではなく、社内の人の協力も得て回答をしている
という意識をもって、問合せに対してはどこに着地するのか
キチンと見届けるためにもリマインダーを送ることを
習慣化しましょう。
