英語の前に…
「今度から海外の電話もとって、なんて言われちゃった…」
「海外の担当になって英語の電話も対応しなければいけない…」
いくら担当者とは言え、新しくそのポジションについた時は誰でもキンチョーするもの。
さらに、準備なしではテンパってしまいます。
まず、「英語の電話対応」というとどうしても「英語のフレーズを覚えなきゃ!」と考えがちです。
でも、その前に社内の事情を関係者、上司の方と確認をしておきましょう。
前回も似たような話をしましたが、さらに深掘りしていきます。
仕事の詳細を電話で確認することは少ないハズ
さて、社内の事情を確認しておくべき、とは一体どういうことでしょうか?
これは私の経験ベースの話ですが、今の世の中、海外とやり取りを
するときに基本はメールで行っていると思われます。
メールのメリットとしては、次のような事が挙げられます。
文字で記録が残るので、誤解が生じない。
見積書や注文書など文書が添付できる。
請求書(Invoice）もメールでやり取りをする。
つまり、仕事のほとんどのやり取りはメールで済んでしまうのです。
電話のデメリットはこの裏返しです。
言葉は消えてしまうので、細かい数値や誤解が生じた場合に追って確認が取れない。
見積書や文書は電話では送信できない。
といった内容が挙げられます。
海外から電話がかかってくる理由を考えてみよう
その上で電話で話さなければならないのはどういう状況でしょうか。
リストアップしてみましょう。
- 事前に送信した文書(メール)について、いくつか疑問点があるので話をしながら確認をしたい。
- 支払いなど締め切りを伴った急を要する連絡。
- 海外から来客の予定がある。
- その他、会社の業務上、ルーチンになっている。
- セールスの電話
1～3に関しては実担当者でなければ話が分からない内容です。そのような事で
電話がかかってくることがあるかどうか、グループ内で事前に確認しておくといいですね。
4に関しては、私がそういった仕事の経験がないので分かりませんが、業務によっては電話で
確認を取ることがルーチンになっているかもしれません。その場合は対応について事前に
レクチャーがあるのではないかと思いますので、心構えはできるかと思います。
その他、考えられるのは 、5. セールスの電話
私の場合、以前は年に何回か海外の展示会へ行っていたので個人情報が
出てしまっていたんです。結果、展示会に合わせたホテル予約に関する電話が
かかってくることがありました。
考えてみたら海外から直接電話してくるってすごい根性ですよね。
セールスの電話はお断りで構わないと思うので、強引に電話を終わらせてしまえばOKです。
英語が話せないフリをして、切ってしまうのも手です。
海外のお客様を担当する場合、その仕事でどんなパターンで電話がかかってくるのか
事前に確認をしておきましょう。
パターンが分かっていれば、心の準備もできますので不必要に恐れることもなくなります。
海外と仕事をする、と言っても日本の会社にいる以上、社内の人との
コミュニケーションはおろそかにしないようにしましょう!
それによって、職場にいるときに海外から電話がかかってきても、
必要以上に怖がることがなくなります。
今回は、英語以前に準備しておくべきことについてのお話しでした。
