穏やかにしていられない状況
問合せに対する回答や提出した見積に対する
リマインダーは割と穏やかな雰囲気になります。
しかし、そうも言っていられない状況が…
未払い
そう、お客様がお金を支払ってこない場合です。
海外の場合は現地に回収に行こうにも行けませんから
大変です。行くだけで費用も時間的なコストも全く
割に合いませんからね。
ですから、間違いなく支払いの確認をすることができる
官公庁や大手企業を除いては、前払いで契約を進める
会社がほとんどだと思います。
とは言え、官公庁ともなるとお役所仕事で
支払処理がスローだったりすることがあります。
そんな時に送るリマインダーをご紹介します。
リマインダー: オニ催促モード
Dear Accounts payable team,A29 ①
We still haven’t received your payment for the invoice#XXXX, ②
although we have shipped the items on June 30th.
Your order number is XXXXXX. ③
Please let us know when you will make the payment. ④
I need this information as soon as possible. I need to report it ⑤
to our accounting department immediately.
Thank you for your confirmation. ⑥
We’ll be waiting for your prompt payment.
Best regards,
Masa
それでは、内容を見ていきましょう。
① 宛て先
このテンプレでは、購買担当部宛てとしていますが、
実際はInvoiceを送信した担当者や部署があると思いますので
そこに宛ててメールを送信しましょう。
(大学によっては、支払いに関して専門のメールアドレスを
設けている場合もあります。)
② 未払いの状況連絡
We still haven’t received your payment for the invoice#XXXX,
although we have shipped the items on June 30th.
「6月30日に製品を発送したが、請求書No.XXXXについて
まだ、支払いを受け取っていない」
と発送日や請求書No.を明記して状況を伝えます。
③ 相手の注文書番号
Your order number is XXXXXX.
こちらからは既に請求書を送っているので、②で連絡をした
請求書番号だけで問題がないハズです。
しかし、「請求書が見あたらない」などの言い訳をさせないために
相手が発行した番号である「注文書番号」も伝えましょう。
もう、これで言い逃れできません!
④ 支払い時期確認
Please let us know when you will make the payment.
ストレートに「いつ支払いをする予定ですか?」
と確認しましょう。
⑤ コトの大きさを伝える
「経理部に報告をする必要があるので、すぐに連絡が欲しい」
と、実際の状況はさておき、相手にコトの大きさを伝えるために
そんなことを書いています。
ここは状況に応じて書く内容を変えるのもありです。
「決算が近付いているので、〇日以内に連絡が欲しい。」
「この支払が確認できないと、次の注文を受けることができない」
もし、常習的に支払いが滞っている相手であれば
「このようなことが続くのであれば、次回以降は前払いになる。」
といった具合です。
相手に「早く支払いをしなければ!」と思わせるような
内容を記載して下さい。
⑥ 結び
いつもの結びの定型文ですが、今回は支払いをしてほしい
という目的がありますので、
We’ll be waiting for your prompt payment.
「速やかな支払いをお待ちしています」
という1文も加えます。
リマインダー送信前の注意!
今回のメールはハッキリと要求を伝える
ニュアンスが強めのメールになっています。
それだけに、送信前に注意して頂きたいのが、
相手の支払い状況を自社の経理の方に
確認すること、です。
海外の送金なのでタイムラグがあったりしますので
もし、メール送信後に「ちょうど支払を確認した」
なんてことになると目もあてられません。
「いっけね! テヘペロ」
とごまかすのは大変なので、送信前に社内で状況を
確認した上で、支払いの催促をして下さい。
製品を販売するだけではなく、支払いの確認をする
のも大事な仕事ですから、支払いの催促もキチンと
できるようにしておきましょう。
