納期問い合わせ、来る!
「この製品は納期、どれくらいですか?」
海外から自社の製品に問合せが来た!
前回とは逆に、自分が納期を回答しなければ
いけない場合に使えるテンプレと
注意事項についてお話しします。
納期と併せて大事なことも確認しよう!
さっそくですが、テンプレです。
Dear Masa,
Thank you for your inquiry of two sets of Product A. ①
The time of shipment is approx. 2 weeks after we receive your official order. ②
Also, we need to confirm your payment in advance. ③
If you need the official quotation, please let me know. ④
Thank you for your consideration.
Best regards,
Ken
日本語にするとこんな内容になります。
まさ様
Product A 2セットについてお問い合わせを頂きありがとうございます。
出荷日は、正式なご注文を受領後、およそ2週間となります。
また、事前に御支払いを確認する必要があります。
正式な御見積書が必要な場合はお申し付けください。
ご検討の程、宜しくお願い申し上げます。
ケン
テンプレの解説
① 導入部
Thank you for your inquiry of two sets of Product A.
まず、最初の文章で問合せを頂いた内容を確認しつつ
問合せのお礼をします。
② 納期(出荷スケジュール)の回答
The time of shipment is approx. 2 weeks after we receive your official order.
納期の問合せを受ける際、お客様は
delivery schedule (納品日)
lead time (納品までに要する時間)
といった単語で問合せをしてくることが多いと思います。
しかし、回答をするときは基本的に
time of shipment: 出荷日
という書き方で、「発送する日付」について伝えるほうが無難です。
仮にFedExやDHLなどのクーリエを使用する場合でも、
通関でかかる日数は事前に確約できません。
にもかかわらず、「納品日」として連絡をしてしまうと
後々、トラブルになる可能性が高くなってしまいます。
お客様の中には海外から問い合わせをしてきたものの、
国際便に不慣れな方もいらっしゃいます。
「これでいいはずだ」と思って仕事を進めると大きなトラブルに繋がります。
今回は、「当社から発送できるのはこのスケジュールです。」
と伝えることでそのようなトラブルは回避できるはずです。
※今回はクーリエで発送できるような簡易的な荷物を想定しています。
船便やL/Cなど、より複雑な手続きが必要となる発送を
慣習的にしている場合は、上司や先輩方に事前に確認を取ることを
忘れないようにして下さい。
③ 前入金の確認
Also, we need to confirm your payment in advance.
納期と併せて支払いが前払いであることを伝える文章です。
クレカ払いを受付けているような場合は不要ですが、
海外の民間の会社との取引の場合は未払いを防ぐ
ため、前払いに設定することが多いはずです
④ 見積書の確認
If you need the official quotation, please let me know.
納期を聞いてくるお客様、ということはかなり購入に前向きなことが伺えます。
そこで、このメールではこちらから「御見積書が必要な場合は、お申し付けください」
と、見積書を出しますよ。というサインを送っています。
実際には「価格と納期を教えて」とフランクに聞かれる場合もありますので、
見積書と併せて回答をすることが多いかもしれません
今回のお題は「納期の連絡」でしたが、
海外との会社の取引条件
受注につなげるために見積の確認という営業的な考え方
といった内容も含めることになりました。
必ず同じ形に収まるわけではありませんが、
具体的な例の一つとして抑えておきましょう。
あなたの仕事の内容に応じて、中身を変えられる
ようにしておきましょう。
テンプレ
Dear (相手の名前),
Thank you for your inquiry of two sets of Product A.
The time of shipment is approx. 2 weeks after we receive your official order.
Also, we need to confirm your payment in advance.
If you need the official quotation, please let me know.
Thank you for your consideration.
Best regards,
(あなたの名前)
