英語のメールってどうやって書くの?
『じゃ、今、話した内容で見積と納期をお客様にメールしといてね』
「りょうかいッス!」
・・・
「やべぇ! どうしよ!」
と、いうあなたのための記事です。
今回は英文メールの『超』基本的なテンプレについてお話しします。
例を交えて具体的に見てみましょう。
ビジネス英語メールの『超』基本テンプレ
Dear Mr. Justin Ronaldo, ①
Thank you for your inquiry about the product A. ②
Attached PDF file is the quotation. ③
The time of shipment is approx. 1 week after we receive your official order.
If you have any questions, please let me know. ④
Thank you for your consideration.
Best regards, ⑤
Masa
では、ひとつひとつ見ていきましょう!
テンプレの解説
①で宛名を書きます
ここでの注意は相手の敬称です。特に初めての場合は
敬称 + フルネームにするととても丁寧になります。
Mr. 男性
Ms. 女性
既婚、未婚の女性どちらにも使えます。
Prof. 教授
Dr. 博士
など
メールの返信があった時に、メール最後の相手の名前に
注目して下さい。(例文で⑤にあたる部分。)
ここで、
Best wishes,
Justin
といった具合に相手から自分のファーストネームだけ
書いてくるようでしたら、その次の返信からは
Dear Justin,
と書いて問題ありません。
中には、
Hi Masa,
といきなり砕けた表現でメールを書いてくる人もいます。
相手の返信に応じて使い分けていきましょう。
あと、名前の後のコンマ ( , ) もお忘れなく
英語のメールに慣れないうちは結構、忘れている人います!
②導入部
最初に問合せ内容についてひとこと記載しましょう。
メールの書き出しを書く、という意識があると
本題を伝える前のワンクッションになって、相手に分かりやすい
だけではなく、自分がメールを書くリズムも持てるようになります。
今回はProduct Aに関する問合せを頂いたことについて述べています。
Thank you for your inquiry about the product A.
Thank you for ～
～の部分を変えれば、ほとんどの内容に対応できます。
Thank you for your reply. お返事を頂きありがとうございます。
Thank you for contacting us. ご連絡を頂きありがとうございます。
Thank you for your order. 御注文を頂きありがとうございます。
Thank you for waiting. お待たせしてすみません。
Thank you for your email. (メールでの)ご連絡、ありがとうございます。
③はメールで伝えたい内容です。
今回は、見積書をPDFファイルで添付したことを伝えます。
Attached PDF file is the quotation.
また、正式な注文を頂いてから、納期が1週間程度かかることを伝えています。
The time of shipment is approx. 1 week after we receive your official order.
メールで問合せを送ったり、受けたりする主な内容を
書く部分ですね。
③ メールの本題
この部分がメールで伝えたい内容になります。
今回は、添付のPDFファイルが見積書であることなので、
Attached PDF file is the quotation.
と伝えた後に、正式な注文を頂いてから納期が1週間程度かかることを伝えています。
The time of shipment is approx. 1 week after we receive your official order.
メールで問合せを送ったり、受けたりする主な内容を書く部分ですね。
④メールの締めくくり
最後は定型文でメールを締めくくります。
今回は問合せに回答をするメールなので、
If you have any questions, please let me know.
Thank you for your consideration.
「何か他に質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。」
といった内容で、まとめています。
⑤結び
そして、最後が自分の所属を含めた署名です。
SincerelyやYoursなどいろいろありますが、
仕事で使う場合は、
Best regards,
が最も多く使われています。
単にRegards,とする人やBest wishesもありますが、
メールになれていない場合、まず「Best regards,」
を使う、と覚えておきましょう。
ここでも、regardsのあとにある( , )カンマをお忘れなく!
Best regards,
Masa
まずは基本が大事!
以上が英語でメールを書くときに意識すべき『超』基本的なテンプレです。
メールの内容によって書く内容は変わりますが、個別のケースについては
別の記事で書いていこうと思います。
メールで英語を書いて!
と言われたときに、このテンプレに収めることを意識しましょう。
細かいテクニックは別の記事で書いていこうと思っていますので、
まずは、シンプルなフォーマットで自然に書けるようにしましょう。
コピペ用テンプレ
コピペとは言っても、実際のお仕事では内容が変わってくるはずなので
参考程度でご使用ください。
Dear (敬称) (相手の名前),
Thank you for your inquiry about XXXX.
Attached PDF file is the quotation.
The time of shipment is approx. XXXX after we receive your official order.
If you have any questions, please let me know.
Thank you for your consideration.
Best regards,
(あなたの名前)
